Dle čl.18a odst. 1 Studijního a zkušebního řádu UK a čl. 13 Opatření rektora č.6/2010 je 1. lékařská fakulta UK povinna zpřístupňovat formou elektronické databáze texty absolventských prací, posudky školitelů a oponentů a záznamy o průběhu obhajoby. Ke splnění těchto závazků vydal děkan fakulty Opatření děkana č.10/2010 (Pravidla pro evidenci, odevzdávání a zveřejňování závěrečných prací). Přijatá opatření jsou zvolena tak, aby nemohlo docházet k ohrožení duševního vlastnictví autorů.

Školitel (v některých případech také student) má tři možnosti, jak omezit zveřejnění práce:

• návrh na prodloužení lhůty pro zveřejnění celé práce až na dobu 548 dní (od data obhajoby)
• návrh na trvalé vyloučení přílohy práce ze zveřejnění
• návrh na trvalé vyloučení celé práce ze zveřejnění

Návrhy se podávají 

•  elektronicky prostřednictvím SIS. V aplikaci Vypisování témat prací se po kliknutí na danou práci zobrazí detail práce - v horní liště se nabízí možnost "Žádost o neveřejnost souborů a prodloužení lhůt". Po rozkliknutí se zobrazí konkrétní formuláře.

1. Návrh na prodloužení lhůty pro zveřejnění celé práce až na dobu 548 dní (od data obhajoby)
Kdo podává: pouze školitel
Kdy se podává: nejpozději v den obhajoby práce
Týká se prací, které obsahují dosud nepublikované skutečnosti takového charakteru, že jejich zveřejnění v rámci elektronické databáze, která je prohledávatelná a kopírovatelná, může budit obavy, že dojde k ohrožení duševního vlastnictví autorů.
Žádost posuzuje děkan (proděkan) fakulty. Výsledek tohoto posouzení zaznamená do SIS pověřený pracovník OVČ.

2. Návrh na trvalé vyloučení přílohy práce ze zveřejnění
Kdo podává: školitel, student
Kdy se podává: student může žádost podat při odevzdání práce, školitel do data obhajoby práce
Doplňkem listinné podoby práce někdy bývá kopie uveřejněného odborného článku, na který se vztahují autorská práva. Tyto materiály by neměly být součástí veřejné elektronické podoby práce. V takovém případě může student extrahovat tyto materiály do přílohy a navrhnout její vyloučení ze zveřejnění. Příloha musí tvořit samostatný soubor, v listinné podobě půjde o text zařazený za vlastním textem práce. Elektronická verze práce/přílohy musí vždy odpovídat listinné podobě. Elektronicky zveřejněna teda bude práce, příloha bude součástí pouze listinné podoby práce.
Žádost posuzuje děkan (proděkan) fakulty. Výsledek tohoto posouzení zaznamená do SIS pověřený pracovník OVČ.

3. Návrh na trvalé vyloučení práce ze zveřejnění
Kdo podává: školitel
Kdy se podává: nejpozději do pěti dnů od odevzdání práce studentem
Tato žádost by měla být podána ve zcela výjimečné situaci, kdy práce může obsahovat informace, které nebude možno publikovat ani v období 1,5 roku po obhajobě práce (pokud by došlo k porušení právních předpisů nebo smluvních závazků UK, pokud se jedná o potencionálně patentovatelné informace...) Zdůvodnění požadavku musí být podrobné a musí z něj vyplývat, že výše uvedené možnosti omezení zveřejnění jsou nedostatečné.
Návrh posuzuje rektor na základě doporučení fakulty. rektor nemusí návrhu vyhovět, fakulta má pouze doporučující hlas.